Quante volte negli ultimi anni hai sentito parlare di hackathon?
Questo metodo di lavoro in team, inizialmente utilizzato prevalentemente nell’ambito software e web development, si è notevolmente espanso negli ultimi 10 anni, fino a diventare una soluzione agile e dinamica per progetti di key account e di start-up in vari ambiti e settori. Con un hackathon un’organizzazione può fare networking, migliorare il team working interno, stimolare la creatività individuale e dell’organizzazione, progettare dei POC, scoprire nuovi talenti e migliorare la propria brand awareness, il tutto in un brevissimo lasso di tempo.

In questa rubrica a diversi episodi analizzeremo le varie tipologie di hackathon, focalizzandoci sui relativi vantaggi e sul valore aggiunto che possono apportare ad un’organizzazione. Nel primo episodio, dopo una breve introduzione sulla definizione di hackathon, ci concentreremo sull’Offline (Short) Hackathon.

1. Informazioni principali

Il termine hackathon nasce dall’unione di due termini: hack (in informatica violare, attaccare) e marathon (maratona). La parola è “apparsa” per la prima volta nel 1999. Sono due gli appuntamenti che sono passati alla storia come primi hackathon: il termine, infatti, è stato coniato sia dagli sviluppatori del sistema operativo OpenBSD sia dall’ufficio marketing della Sun Mycrosystem per due meeting organizzati a pochi giorni di distanza senza che i promotori avessero alcun contatto.

L’idea di fondo di un hackathon è molto semplice: definire una Challenge aziendale basata sulla risoluzione di un problema specifico o sullo sviluppo di una nuova idea e riunire, fisicamente o digitalmente, persone di talento (provenienti dall’azienda stessa e/o esternamente ad essa) con adeguate competenze per risolverla; tali persone saranno chiamate a lavorare in gruppo per la risoluzione della sfida e dovranno farlo secondo specifici vincoli e in un tempo massimo disponibile di riferimento. Normalmente gli hackathon sono incentrati su sfide di coding ma, come anticipato, la sfera di applicazione di questo metodo, si è ormai estesa anche a challenge su argomenti qualitativi, strategici, di business o persino di tecnologia avanzata. Non è raro vedere hackathon incentrati su tematiche molto lontane dalla loro natura originale.

Per quanto riguarda l’output dell’hackathon, esso dipende chiaramente dalla tipologia della Challenge; può essere una presentazione in caso di sfida qualitativa e strategica, uno o più fogli di codice in caso di sfida di coding o persino un qualcosa di tangibile in caso di sfida basata su deep technologies (es. ManuThon).

Ora, la domanda che sorge spontanea è: cosa ci ricavano i partecipanti?
In primis l’azienda deve definire un premio in palio che può essere di vari tipi: premi in denaro, buoni, scontistiche, posizioni lavorative, opportunità di investimento o altro. È chiaro che, maggiore è la portata del premio, più alto sarà il livello di incentivo dei singoli e dei team nella risoluzione della Challenge; raccomandiamo sempre ad un’azienda proponente di osare e rischiare sul premio quando si organizza un hackathon, d’altronde il rischio è la base del principio di innovazione. Dopo di che, partecipare ad un hackathon, è di per sé un’esperienza di valore per i partecipanti, in quanto permette di arricchire le proprie competenze e il proprio CV e di allargare la propria rete di conoscenze.

2. I soggetti coinvolti

I protagonisti di un Hackathon sono i partecipanti (dipendenti e/o giovani talenti), l’azienda, nelle persone di alcuni dei propri referenti e i mentor. I referenti aziendali hanno il compito di illustrare la Challenge nel dettaglio e si rendono disponibili per eventuali chiarimenti e delucidazioni rispetto all’azienda, alla sua struttura, ai suoi prodotti e servizi e ai suoi processi. Per quanto riguarda invece i mentor, essi hanno un ruolo di supervisione generale, nonché di formazione rispetto alle metodologie di lavoro in team (principalmente metodologie di lavoro agile) e di supporto informativo ai vari team. 

Talvolta, su scelta dell’azienda proponente, possono essere organizzate delle sessioni di training aziendale e sulle metodologie di lavoro, rispettivamente impartite dall’azienda stessa e dai mentor, nelle ore o nei giorni che precedono l’hackathon.

3. Gli ingredienti fondamentali per un hackathon di successo

Sono diversi i punti chiave che contribuiscono alla realizzazione di un hackathon di successo. Di seguito cerchiamo di sintetizzare quelli fondamentali.

• Definizione della Challenge in linea con i need  aziendali
Un hackathon attiva dinamiche di innovazione importanti in molti sensi, per questo la definizione della Challenge è assolutamente fondamentale. Essa deve essere in linea con i need aziendali e con le strategie di medio-lungo termine.

• Perimetri e vincoli della Challenge ben definiti
Uno dei requisiti principali del fare innovazione è definire perimetri e vincoli di azione. È sulla base di questi vincoli che i partecipanti riusciranno ad innovare e a trovare soluzioni.

• Regolamento e requisiti di partecipazione chiari ed espliciti
È fondamentale, per massimizzare la partecipazione e allineare i partecipanti, che le regole del gioco siano chiare e non fraintendibili.

• Identificazione chiara del target di partecipanti
Per ottenere soluzioni efficaci alla Challenge, è ovviamente necessario che i partecipanti abbiano, in quanto team, tutte le competenze necessarie.

• Comunicazione efficace verso il target di partecipanti
La campagna di comunicazione per le iscrizioni all’hackathon deve essere ben targetizzata verso il target di partecipanti che l’azienda ha individuato, al fine di acquisire tutte le figure di cui si ha bisogno.

• Istituzione di un comitato di valutazione delle soluzioni eterogeneo
Istituzione di un comitato scientifico di valutazione delle soluzioni che sia in grado di andare a fondo ai limiti e ai vantaggi di ogni proposta. Esso deve essere composto dai referenti dell’azienda, dai mentor e da eventuali esperti esterni.

• Ingaggiare e coinvolgere i partecipanti in modo costante
In questo senso sono importantissime le figure dei mentor e dei referenti aziendali, che devono essere in grado di tenere alto il livello di entusiasmo e di hype sulla Challenge per tutta la durata dell’iniziativa.

• Rapporto incentivo – impegno elevato
Come anticipato, è importante mantenere elevato il livello di incentivi ai partecipanti ai fini di stimolare la competizione e l’impegno.

In particolare, nella fase di definizione della Challenge, suggeriamo ad ogni organizzazione di affidarsi alle competenze di specialisti degli ambiti open innovation and talent acquisition o a dei propri Innovation Manager. 

4. Esistono più tipologie di hackathon? 

Oltre alla classificazione basata sull’oggetto della sfida, tematica che sarà oggetto di futuri articoli sul nostro blog, gli hackathon possono essere classificati anche in base alla tipologia di partecipanti e in base alla durata e allo svolgimento. Per quanto riguarda la durata e lo svolgimento distinguiamo tra 3 tipologie differenti di hackathon:

1) Offline Hackathon (o Short Hackathon);
2) Online Hackathon (o Long Hackathon);
3) Mixed Hackathon (in parte online e in parte offline).

Approfondiamo ora nel dettaglio il primo tipo di hackathon qui analizzato, lo Short Hackathon.

5. Offline (Short) Hackathon

Duration: tra le 24 e le 48 ore
Svolgimento: offline (in presenza)
Participation: rigorosamente in team da massimo 4 o 5 persone
Numero massimo partecipanti: 40-50

Si tratta della forma originale di hackathon, ovvero il classico evento in presenza, normalmente svolto in contesti stimolanti e innovativi (sedi aziendali, spazi di co-working, università, ecc.) dove i partecipanti lavorano a stretto contatto full-time per un brevissimo periodo di tempo sulla soluzione alla Challenge. Oltre ad essere una sana opportunità per fare networking, queste tipologie di eventi sono una grande occasione per tutti per divertirsi e mettere alla prova le proprie competenze e le proprie abilità. Lato azienda, l’Offline Hackathon è anche una grande vetrina per incrementare la visibilità e la brand awareness; l’immersione dei partecipanti in una sfida aziendale concentrata in un breve periodo di tempo rappresenta un modo estremamente efficace di interazione con giovani talenti e/o con i propri dipendenti.

Struttura dello Short Hackathon

1) Meeting di kick-off e di presentazione della Challenge con tutti i partecipanti
⏱️ Durata media: 1-2 ore

2) Opzionale | Sessione di formazione aziendale (erogata dall’azienda) e sulle metodologie di lavoro (erogata dai mentor)
⏱️ Durata media: 2 ore

3) HACKATHON TIME
⏱️ Durata media: 12-24 ore (si può valutare se impostare l’hackathon su più giorni oppure se optare per una full immersion day & night)

4) Pitch di presentazione delle soluzioni da parte di ogni team
⏱️ Durata media: 30 minuti – 1 ora (5 minuti di presentazione a team)

5) Valutazione delle soluzioni da parte del comitato scientifico incaricato della valutazione
⏱️ Durata media: 3-4 ore

6) Cerimonia di premiazione dei vincitori
⏱️ Durata media: 30 minuti

7)Opzionale | Rinfresco conclusivo
⏱️ Durata media: variabile

Vantaggi e svantaggi

Se da una parte lo Short Hackathon presenta degli evidenti vantaggi in termini di experience e di comunicazione aziendale, dall’altra il poco tempo a disposizione dei team è certamente un problema evidente per lo sviluppo di un POC che risponda ai problemi aziendali. Per questa ragione, consigliamo questa tipologia di hackathon principalmente nel caso in cui l’interesse principale dell’azienda sia massimizzare il proprio ritorno in termini di employer branding and brand awareness.