Hackathon, guida all’uso: il Long (Online) Hackathon

Nel primo episodio di questa rubrica dedicata agli hackathon abbiamo analizzato la tipologia tradizionale e originale di questo strumento, ovvero lo Short Hackathon, meglio conosciuto come hackathon in presenza, nel quale team di persone si radunano in un singolo luogo e lavorano per un periodo che va dalle 24 alle 48 ore alla ricerca di una soluzione ad un problema tecnologico (o di business).

Per leggere il primo episodio della rubrica, clicca qui.

Nell’articolo di oggi, invece, analizzeremo la variante interamente digitale dell’hackathon, ovvero l’Online Hackathon (o Long Hackathon).

 

 


1. Ratio

I primi a sperimentare la variante online della “maratona” sono state le principali piattaforme di open innovation e crowdsourcing a livello internazionale. 

L’Online Hackathon nasce infatti per necessità al fine di colmare alcuni importanti gap riscontrati nel tempo dalla sua variante fisica e in presenza. All’origine dei problemi dello Short Hackathon vi è il tempo a disposizione; 24 o 48 ore, sono sufficienti e anche un forte stimolo per lo sviluppo della creatività dei partecipanti e quindi per elaborare soluzioni brillanti, ma non sono certamente abbastanza per analizzare tutti i vincoli e i limiti del proprio lavoro e quindi per affinare il risultato affinché risponda in maniera ideale ai bisogni di innovazione dell’azienda proponente. In sintesi, il tempo a disposizione in un hackathon in presenza per elaborare soluzioni efficaci ed efficienti è effettivamente troppo poco. Per questa ragione sostanziale, in particolare negli ultimi anni, lo Short Hackathon è diventato (erroneamente) più un evento che le aziende sfruttano per farsi notare, attrarre talenti e migliorare il proprio employer brand, che uno strumento di open innovation.

L’Online Hackathon nasce da questa consapevolezza, con il fine di dare ai partecipanti un’esperienza più ampia e accessibile e all’interno di un tempo di riferimento ben più lungo. 

Così come lo Short Hackathon, il Long Hackathon può essere di tipo internal, quindi rivolto internamente all’azienda a dipendenti e collaboratori, external, rivolto a giovani talenti under 35 o misto, con partecipazione combinata tra persone interne ed esterne all’azienda. Dalla nostra esperienza in VGen, suggeriamo sempre la scelta dell’Hackathon a partecipazione mista, in quanto permette un perfetto connubio tra creatività e novità (dei giovani) e la conoscenza approfondita dei processi e delle dinamiche interne all’azienda (di dipendenti e collaboratori). 

Altro punto in comune tra le due tipologie di hackathon riguarda l’oggetto della Challenge; tipicamente gli hackathon sono incentrati su problemi di coding, ma nulla impedisce di strutturare challenge con un oggetto più qualitativo, strategico o su tematiche deep tech (es. Manuthon).


2. Caratteristiche

Andiamo ora a vedere nel dettaglio le principali caratteristiche del Long Hackathon e cosa lo differenzia dalla variante Short.

⏱️ Durata: 4-8 settimane
💻 Svolgimento: online tramite apposita piattaforma che raccoglie le informazioni fondamentali della sfida, il regolamento ed eventuali contenuti e che permette agli utenti di effettuare l’upload della propria soluzione e inviarla direttamente all’azienda
👥 Partecipazione: singola o in team da massimo 4 o 5 persone
🔢 Numero massimo di partecipanti: illimitato

Come è possibile intuire da queste semplici informazioni, si può sintetizzare la differenza tra lo Short e il Long Hackathon con la parola flessibilità

Lo svolgimento interamente digitale tramite apposita platform consente all’azienda proponente di estendere la partecipazione alla sfida su un tempo di riferimento ben più ampio, dando quindi la possibilità ai partecipanti di:

➡️ Gestire meglio i propri tempi di lavoro;
➡️ Informarsi in modo più dettagliato sul problema della Challenge;
➡️ Immedesimarsi nell’azienda che deve affrontare il problema in oggetto;
➡️ Studiare tutti i vincoli, le problematiche e i vincoli dell’idea/soluzione elaborata.

Per queste ragioni, è dimostrato come l’efficacia delle soluzioni di un Online Hackathon, sia decisamente più elevata rispetto alla variante Offline. 

Per quanto riguarda lo svolgimento, anch’esso risulta essere estremamente più flessibile. I partecipanti lavorano online, coordinandosi con gli eventuali compagni di team tramite strumenti digitali e ricevono periodicamente informazioni e tips sulla sfida direttamente dall’azienda proponente. 

Più flessibile è anche l’esperienza dell’azienda, la quale, tramite un’apposita dashboard dedicata, ha la possibilità di supervisionare in tempo reale l’andamento dell’hackathon, visualizzare le soluzioni ricevute in un’apposita cartella, analizzare gli analytics delle pagine in cui si svolge l’attività e dei partecipanti e inviare comunicazioni agli utenti iscritti.

Una differenza sostanziale tra le due tipologie è anche la partecipazione; nel caso dello Short Hackathon, è condizione necessaria l’essere in team, mentre nella versione Long (Online), un singolo utente può anche decidere di partecipare individualmente e lavorare in autonomia alla propria soluzione.

Date tutte queste caratteristiche e differenze, è immediato comprendere come l’Online Hackathon, non avendo dei limiti fisici di partecipazione, non abbia un numero massimo di partecipanti e, per questo, è piuttosto comune raggiungere numeri piuttosto elevati nell’ambito dell’attività (70-80 partecipanti tra team e singoli). Oltre ciò, svolgendosi tutto digitalmente, l’attività risulta più scalabile e riesce a raggiungere partecipanti provenienti da un territorio geografico ben più ampio rispetto all’hackathon in presenza, in cui, normalmente, i partecipanti provengono dalla città in cui viene organizzato l’evento.


3. I soggetti coinvolti

Per scoprire nel dettaglio quali sono i soggetti coinvolti all’interno di un hackathon, leggi l’episodio 1 della rubrica: clicca qui.


4. Gli ingredienti per un hackathon di successo

Per scoprire nel dettaglio quali sono gli ingredienti fondamentali per organizzare un hackathon di successo, leggi l’episodio 1 della rubrica: clicca qui.

È importante sottolineare come, nel Long Hackathon, rispetto allo Short Hackathon, essendo assente la componente fisica e quindi umana, che contribuisce alla motivazione e al commitment dei partecipanti, sia assolutamente fondamentale la definizione di un premio in linea con lo sforzo richiesto nella Challenge. Remind da primo episodio: il premio deve essere più incentivante possibile per massimizzare la partecipazione e il risultato atteso.


5. Struttura del Long Hackathon

1) Lancio dell’hackathon online su apposita piattaforma
Nel caso l’azienda lo ritenga utile, è possibile strutturare un evento di lancio dell’hackathon con il fine di spiegare al meglio la Challenge.
È importante sottolineare come ci siano due possibili approcci per le iscrizioni all’attività:
➡️ campagna di iscrizione all’hackathon che precede il lancio dello stesso (in questo caso solo chi si sarà iscritto potrà partecipare);
➡️ iscrizioni aperte per tutta la durata dell’attività fino alla deadline (in tal caso chiunque può decidere di iscriversi e partecipare in qualunque momento).

2) HACKATHON ONLINE
L’attività è online per la durata prevista. I mentor dell’hackathon offrono supporto mediante una chat o un canale dedicato ai partecipanti.
È possibile anche, in caso di interesse dell’azienda, strutturare delle attività quali workshop e sessioni formative per meglio allineare i partecipanti sulla sfida.

3) Valutazione delle soluzioni
Alla scadenza della deadline, il comitato di valutazione valuta le soluzioni dei partecipanti e stabilisce la classifica sulla base dei criteri stabiliti.
⏱️Tempistiche medie di valutazione: 3 settimane.

4) Comunicazione dei risultati
La comunicazione dei risultati può avvenire o in modo semplice tramite pubblicazione della classifica con relativi punteggi all’interno della piattaforma, oppure con un evento conclusivo, all’interno del quale verranno comunicati in live i vincitori. È anche possibile organizzare un pitch di presentazione finale, esattamente come nello Short Hackathon, con la differenza che tale evento si svolgerebbe online.

5) Consegna degli attestati e dei premi ai partecipanti
I partecipanti che hanno correttamente completato l’attività ottengono un certificato di completamento digitale da condividere sui propri canali social. I vincitori dell’hackathon, invece, ottengono anche il premio stabilito.


6. Vantaggi e svantaggi

Per sintetizzare, questa tipologia di hackathon, presenta evidentissimi vantaggi se l’obiettivo dell’azienda è massimizzare la qualità delle soluzioni ricevute, il numero e la qualità dei partecipanti. Oltre ciò, la variante Online consente anche di ridurre l’effort dell’azienda o semplicemente di distribuirlo meglio nel tempo.

Di contro, l’assenza della componente umana in presenza, riduce il livello di engagement a svantaggio dell’experience dei partecipanti. 

Quindi, se il tuo obiettivo è più incentrato sull’ottenere risultati concreti in termini di open innovation e talent acquisition, l’Online Hackathon è la scelta giusta per te, mentre se punti ad organizzare un’iniziativa che impatti e colpisca in termini di brand reputation e awareness, la variante Offline è certamente più indicata.

Nel prossimo episodio della guida andremo invece a vedere quella che è una soluzione di compromesso tra le due varianti: il Mixed Hackathon.

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